Warum E-Mails archiviert werden sollten
Geschäftliche E-Mails sind häufig Handels- oder Geschäftsbriefe und unterliegen damit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel nach HGB, Abgabenordnung und GoBD. Sie müssen vollständig, unverändert und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden.
Im Alltag ist das in normalen Postfächern kaum sicherzustellen: E-Mails werden gelöscht, Postfächer laufen voll, Mitarbeitende verlassen das Unternehmen. Ein E-Mail-Archiv bewahrt jede E-Mail unabhängig vom Postfach auf.
Welche E-Mails Du wie lange aufbewahren musst, klärst Du am besten mit Deiner Steuerberatung – wir richten die Aufbewahrung im Archiv danach aus.
Was ist Hosted MailStore?
MailStore ist eine verbreitete Software für die E-Mail-Archivierung. Bei Hosted MailStore betreiben wir das Archiv für Dich in unserem Rechenzentrum in Rostock. Du nutzt alle Funktionen, ohne selbst einen Server, Speicher oder Updates betreuen zu müssen.
- Automatisch: Ein- und ausgehende E-Mails werden nach festen Regeln archiviert.
- Vollständig: Auch E-Mails, die im Postfach gelöscht werden, bleiben im Archiv erhalten.
- Unveränderbar: Archivierte E-Mails können nicht nachträglich verändert werden.
- Schnell gefunden: Volltextsuche über E-Mails und Anhänge, direkt in Outlook oder im Browser.
- Platzsparend: Doppelte E-Mails und Anhänge werden nur einmal gespeichert.
Für welche E-Mail-Systeme?
- Microsoft 365 und Exchange Online
- Exchange Server
- Andere Mailserver, zum Beispiel über IMAP
- Übernahme bestehender Archive und PST-Dateien
Welche Anbindung für Deine Umgebung passt, klären wir gemeinsam im Vorgespräch.
Archivierung ist kein Backup – und umgekehrt
Ein E-Mail-Archiv bewahrt einzelne E-Mails langfristig auf und macht sie schnell auffindbar. Ein Backup sichert dagegen ganze Systeme, um sie nach einem Ausfall wiederherzustellen. Beides ergänzt sich: Mit Backuphafen bekommst Du die Datensicherung Deiner Systeme und die Archivierung Deiner E-Mails aus einer Hand, beides in unserem Rechenzentrum in Rostock.
So läuft die Einführung ab
- Bestandsaufnahme: Wir klären Anzahl der Postfächer, Datenvolumen, Mailsystem und Aufbewahrungsanforderungen.
- Einrichtung: Wir richten Dein Archiv in unserem Rechenzentrum ein, binden Dein Mailsystem an und übernehmen auf Wunsch bestehende Daten.
- Test: Gemeinsam prüfen wir Archivierung, Suche und Zugriffsrechte.
- Betrieb: Wir kümmern uns um Updates, Speicher und Überwachung – und sind Dein Ansprechpartner bei Fragen.
MailStore ist eine Marke der MailStore Software GmbH.